开会就是浪费时间(开会是一群人浪费时间的最好方式)

简介： 经理们的大部分时间都花在会议上。今天我们就来说说如何正确召开会议。

作者：张丽君樱桃

来源：张丽君（ID：zhanglijunCherry）

说到会议，麻烦的不是会议本身，而是会议效率低下造成的时间浪费。

比如我临时通知你们开两个小时的会议，但信息不同步，所以请你们提出建设性的建议。如果你没有主见，说明你不认真，没有洞察力。这种会议可以随时举行，无论有没有时间。

当您被邀请参加时，您不得拒绝。有一种“没有你我就打不开这个”的感觉。当你加入之后，你发现你就是一个工具。别说浪费时间了，我还得加班才能完成原来的任务。

发起人滔滔不绝，会议开始就像一场个人演讲。其他人无法理解或掌握有效信息，只能坐以待毙。会后，我被抱怨“参加会议不积极，没有发表个人意见，没有参与意识”。

“有疑问就先开会”的做法并没有什么错。关键是你是否知道会议的目的以及如何正确有效地进行会议。

01、低效会议背后的“三种主义”

在20多年的管理生涯中，我召开过很多次会议。我发现会议无效的原因无非以下三种情况。

一、专业性

所谓专业，就是开会的时候他总是告诉你他很专业，你必须听他的。如果你不听他的，那说明你不够专业。很多有技术背景的领导都容易出现这个问题，比如技术总监。

受专业思维限制的领导者总是沉浸在自己的专业领域中，没有向外看的意识，无法与其他部门建立联系。一旦出了问题，他们就会责怪别人，不肯承认自己的错误，而且非常固执，很难与人沟通。

任何部门的工作都有其专业性。我常说，判断一个部门是否有贡献，专业性只是最基本的。更重要的是能否为其他部门创造价值。

如果一味地认为别人是错的，只有自己是对的，而不能与其他部门进行沟通和协调，这个部门最终会被淘汰。

二、个人主义

自私心态的人，开会时只会考虑自己部门的利益和诉求，根本不考虑公司的目标和长远发展，甚至把个人利益凌驾于组织利益之上。

一旦其他部门指出问题，他就会立即发脾气，态度强硬，认为对方是来质问他、挑战他的权威的。

这样的领导者对他人和自己有两套标准。他善于利用规则的漏洞为自己和部门谋取利益。任何对他不利的事情他都会反对。公司最害怕的就是这种精明的利己主义管理者的存在。

同时，部门主义也是跨部门沟通协作的最大障碍。会造成无形的部门围墙，增加部门之间的内耗，浪费公司资源。

这些利己主义的领导者看似收获颇丰，但那些只追求自身价值而不关心组织利益的人却无法创造更大的价值。

三、形式主义

这里的形式主义是指管理者只做表面工作，不注重结果，只向别人炫耀。

如果会议只是形式，不落实、不落实，又怎么能发挥作用呢？

很多销售主管一下班就开会，这就是总结回顾。

但如果你仔细听，你会发现，即使员工的汇报就像流水帐一样，他也不在乎。对于员工提出的问题和需要配合的工作，他只是口头同意，绝不会付诸实施。

这种形式主义的会议也是最令人厌恶的事情。除了浪费时间之外，没有任何意义，员工会疲惫不堪，工作效率也会受到影响。

02、正确开会的七步曲

下面我给大家分享一个召开会议的方法。至少在Yeast内部，这种方法可以大大提高会议的效率。

我称之为“召开会议的七个步骤”。

步骤一：明确会议目标及实现的价值贡献

这就是说，我们每次开会，都要目标明确，着力解决一个问题。

对于日常会议，将会议时间控制在1 小时以内。让与会者知道召开会议的原因，以便他们能够有效地解决问题并得出结论。

和我开过会的人都知道，他们一进来，我就会强调这次会议的目标是什么，而结束之后，我一定会向他们和我确认这次会议的价值。

第2 步：仅邀请有效人员参加会议

召开会议时，仅邀请有效人员参加，不得随意扩大或缩小会议规模。

这时候有人会说：我怎么知道让谁参与呢？如果我错过了一个关键人物怎么办？

其实，只要确定了会议的主题和要解决的问题，我们就知道谁必须参加、谁不需要参加。

以下是一些基于场景的示例。

比如你要召开决策会议，只需要关键人员参与即可。

让不需要参与的人进来，他们既没有发言的机会，也没有做决定的权利。他们只能等待，这是浪费别人的时间。

优秀的管理者不仅要珍惜自己的时间，还要尊重别人的时间。

如果是学习分享会，尽量让更多相关人员参与。

例如，老板想在公司内部推广学习分享会作为内部培训。你不能只告诉主管，还要将任务直接传达给负责实施的关键员工，因为是关键员工在做这件事。

否则，信息向下传递时难免会出现错误。到时候，就需要花费更多的时间去纠正。

然而，涉及隐私的对话，例如绩效面试，只能一对一地进行沟通，或者最多与人力资源进行沟通。

如果协作部门的人也参与进来，就很难听到员工的真实想法。

如果需要宣布一些重要的事情，一定要让所有成员都参与进来，一起通知大家。

第三步：每个人都为会议做好准备

在会议中，主持人是关键。

会议开始前，主持人应确保与会者了解会议的目标和进度议程，并确保会议所需的所有报告、数据和其他信息均已收集完毕。

例如，许多公司的销售会议经常持续六七个小时。老问题不解决，就必须研究新问题。

这是因为会议主持人在会前没有做好准备和安排会议流程。

与会者别无选择，只能进行不同的讨论。当每个人都不专注于一个问题时，就很容易争论和推卸责任。

要求您参加会议，但不要求您提供数据或准备材料，这意味着您不需要参加本次会议。

第四步：有效的会议主持人

正如上一篇文章提到的，主持人需要跟踪、督促参会人员做好准备，控制会议进程，确保会议有结论、大家都能得到结果。

主持人要控制好会议的节奏和流程，保证会议不偏离重点，始终聚焦要点。没有好的主持人就没有好的会议。

第五步：严格遵守会议程序

要有一个高效的会议，必须严格控制流程和时间，不要纠缠于细节，确保会议讨论的事项能够顺利讨论并取得结果。

第六步：达成共识

并不是每次会议都能得出最终结论，即使只是阶段性结论，达成共识也会推动问题解决的进展。

第7步：要有后续记录

达成共识后，就有后续计划、会议纪要、实施措施。

你们开会是为了总结经验或促进工作。会后不及时跟进反馈也是一种浪费，让经验白白流失。

说了这么多，那么如何召开会议呢？我给大家分享几个会议场景的案例。

03、几个开会的场景化案例

1、网络营销部老板和老板正在规划营销预算。他们应该如何召开会议？

在规划目标之前，您首先需要知道总营销预算是多少。清楚地思考你想要什么，你的老板想要什么，以及共同目标是什么。

提出的方案一定要体现双方的价值，明白自己想要什么，明白老板想要什么，自己能提供什么价值。

给出具体的细节：例如，如果投放广告会产生多少销售额，具体的ROI是多少，以及如何有效地使用这个预算？

邀请相关人员（KP）参加会议，包括老板、财务、人力资源等。

向与会者分发会议通知和分析报告，并要求每个人在会前阅读报告。

2、与协调部门有意见分歧如何召开会议？

销售和运营之间对于销售线索质量的分歧很常见。

销售部门认为您提供的线索数量和质量不合格；

网络营销部门认为，销售可能存在跟进较晚、与客户沟通不专业等问题。

在这种情况下，想要化解分歧，实现协调，首先要做的就是弄清楚自己想要什么，共同想要什么。

销售部门需要提高其绩效。而如果你想让你的销售线索被珍惜，提高你的线索转化率，提高你的销售能力，就不能急功近利，不能挑剔，而是应该针对各个渠道的线索有不同的跟进和转化策略。

说起来，其实你们共同的目标就是给公司带来更多的业绩。

所以，想要销售珍惜线索，就必须明确说明线索是怎么来的，成本投入是多少。

通过数据分析，比较相似线索在不同销售人员手中的转化率。使用案例来证明哪些潜在客户被浪费了（跟进不当、客户投诉），以及哪些被放弃的潜在客户在重新跟进后可以带来转化。

你需要用数据和案例来证明你的推论或想法，因为数据不会说谎。

最后总结一下：只要在会前做好充分准备，明确会议目的、参加人员、会议价值、控制流程、聚焦问题，一定能让会议高效进行。

管理工作中会议是必不可少的，但乱开会就是最大的时间浪费。而优秀的管理者不仅珍惜自己的时间，也尊重他人的时间。