工作效率低下的人,赶紧要学的3个方法是什么(工作效率低下的人,赶紧要学的3个方法)

文：张良吉

职场低效工作的危害是不言而喻的。我经常在后台收到关于如何提高我的效率的咨询，所以这次我将重点介绍一下我在这方面的经验。

我按照从个人到整体、从执行到管理的顺序一一讲。无论你是社会新人，还是经验丰富的职场老手，都值得一看。

全文共3697字，阅读时间约6分钟。一如既往，我保证它将充满有用的信息，读完后你永远不会后悔。

在下方输入文字。

1. 找到低效问题的共性

听起来，职场中工作效率低下的例子还有很多，但如果我们仔细梳理一下，就会发现很多现象都有共性问题。

找到这些共性问题，然后分别制定相应的方法，本身就是高效的。

我将这些常见问题分为三大类：

a) 缺乏硬技能的熟练程度

这在刚开始工作的新人中很常见。什么是硬技能？这些是这项工作最基本的技能要求。

例如，如果你是一名程序员，你应该了解并掌握几种主要的编程语言；如果你是做营销的，你应该会写PPT；如果你从事财务审计，你应该熟练使用Excel并看懂报告；如果你从事销售工作，你应该精通Excel。至少说话要犀利。

最好解决因硬技能不熟练而导致效率低下的问题。因为有现成的工具可以帮助你改进。只要你愿意花时间学习和学习，比如买一些书或者上网报班，你就可以在短时间内快速提高。之前我已经推荐过很多课程，这里就不再赘述。

b) 团队沟通不顺畅

在我的工作生涯中，大约80%的低效率都是由这个原因造成的。

最常见的就是不同部门之间的信息鸿沟，即大家对同一件事的理解处于不同的阶段。

比如，同一个项目，A部门认为应该这样做，B部门认为应该这样做，但如此反复，没有得到确认。最后发现没有人的理解是正确的，所以之前的所有努力都白费了（如下图）。

再比如，信息沟通的过程太冗长，中间层次太多。每次信息传递都会有间隙，每一个间隙都会造成偏差。最终，100 点信息中只传递了50 点（如下图）。

我遇到过的最夸张的例子是，即使是一个简单的邮件申请，也要从地区发到中国总部，再从中国总部发到全球总部，居然花了两个月的时间才完成。得到正式认可的。坠落。

结果那段时间我只能使用QQ邮箱，因为它没有连接到公司总部的电子邮件系统，所以每次寻找电子邮件联系人都浪费了很多时间。我最后申请的邮箱地址竟然是集团内另一家公司的域名。原因是总部把我的信息弄错了。

这种情况在日常工作中很常见。另外，像会议纪要、项目跟进、指令传达等都是沟通问题。

一旦信息沟通出现分歧，就需要有人站出来，主动协调、畅通信息。这个人可以是你自己，也可以是其他负责任的同事。

如果你是传播信息的人，你应该主动确保每个人对信息的理解一致。

例如，您可以使用会议纪要或电子邮件来总结已商定的所有信息。这样以后如果出现问题就可以找到相应的负责人。

例如，如下，我们用几个关键问题来帮助大家理清思路：

1. 该项目的目的是什么？

2. 该项目的计划是什么？

3、目前项目进展情况如何？

4、接下来各部门将做什么？

5. 下次会议时各部门需要提交什么？

这样是不是就明白很多了呢？

如果信息渠道是别人，你能做的事情就相对有限，因为主动权不在你手里。

但你可以定期提醒，适当督促。在不影响对方心情的前提下，不断地重复，以增加自己对这件事的关注度，让对方不要忘记。

总之，只有加快信息传递效率，才能提高工作效率。

c) 缺乏指挥和调度

如果说前两类问题是最常见的，那么最后一类问题就是最致命的。

大家都听过一句话：“将帅无能，全军疲惫”。

一个领导者如果不能做出正确的决策，不仅会拖累自己的效率，还会拖累整个团队几人甚至几十人的效率。这个损失是巨大的。

例如，当面对下属提交的工作计划时，老板无法做出决定。做，怎么做，做什么？如果你不做，为什么不做，你应该做什么？这些都没有明确的解释，只是“回去想一想”，在没有指导和规划的情况下将此事驳回。

如果你是一名普通员工，遇到这样的领导，最好的建议就是尽快离开。这个世界不值得。

如果你恰好是一名领导者，你可以反思一下，你的团队是否因为你的模糊性和糟糕的决策而一直在兜圈子。不管出于什么原因，决策时犹豫不决、安排时思路不清，都是领导的失败。

以上是导致工作效率低下的三个常见问题。大家可以根据自己的实际情况进行总结，然后根据具体问题进行针对性的改进。

2. 善于模仿，超越模仿

模仿的意义就是用行之有效的方法强迫自己改变过去低效、不正确的思维。而很多时候，这种改变就是强加给我们的“强行瓜”。

虽然一开始会有点痛苦，但随着时间的推移你会发现这一切都是值得的。这是提高工作效率的快速方法。

例如。刚开始工作时，我的逻辑思维能力极差。后来我找到了一个模仿的方法，就是学习咨询公司写PPT方案的套路。

我之前在《Pure Tips：从麦肯锡的PPT模板中可以学到哪些高级思维技巧？》一文中写过。 ”提到麦肯锡的PPT模板被称为“逻辑PPT圣经”，因为它包含专业全面的结构思维模板，适合职场中所有需要编写计划的场合。

如果你的头脑很混乱，长时间没有整理信息，应用这个模型将帮助你瞬间找到自己的方向。

当时我就按照每一页的模板，把工作中遇到的实际问题都融入进去了。当遇到不完全适用的情况时，我会稍微改进。

比如下面两张图，上面一张是麦肯锡的PPT模板，下面一张是我根据这个结构制作的一页PPT。

（麦肯锡PPT模板） （我模仿的一页PPT） 在上图中的小房子式结构中，四个“柱子”代表了公司的四个主要业务部门。此外，底部的箭头代表公司业务随时间发展的顺序。

一页PPT就可以清晰地阐述公司的业务概况。而不是像以前那样查了很多资料，写了很多页文字，但还是无法解释清楚。

这就是模仿的作用。

更重要的是，我没有完全复制这个模型，而是将模板中的“标题”部分替换为底部的红色箭头。因为我还需要安排公司业务的开发时间，显然之前的模板没有这个功能，所以我根据实际情况做了适当的改进。

你看，除了模仿之外，我还得自己补充。这其实就是学习。

模仿固然重要，但不能盲目模仿。在模仿的过程中，我们需要了解作者背后的原始思维，然后学会独立思考，最后具体情况具体分析。

这就是模仿的本质。我们要善于模仿，而且要超越模仿。

除了写PPT之外，工作中还有很多情况可以通过模仿来学习。

比如，在人际交往方面，你可以观察周围那些会说话的人，他们用什么方式与别人交流，并拿一个小本子偷偷记下来。甚至包括开头要怎么说，被拒绝时用什么话来圆滑，哪些话永远不会说等等，越具体越容易学。你先模仿，然后自己去感受、思考。这将非常有效。

再比如，在查找资料进行研究时，可以询问公司里特别擅长查找资料的同事和前辈。请某人吃顿便饭，虚心请教一些快速查找信息的渠道和方法。把它们都写下来，然后回去自己模仿。

这些都不难。与其像无头苍蝇一样盲目摸索，如果能找到一个标杆来模仿，你的效率就会逐渐提高。

3. 建立价值认同，从上到下改进

独立工作时，可以通过模仿来提高效率。但如果你是在团队中工作，你就必须改变方法。

如果您是一名经理，您就会知道团队合作就是协同作用。这个时候，建立价值认同就非常重要了。首先要统一思想方向，才能在行动上朝着同一个方向努力。

要建立价值认同，就必须让团队成员认识到过去的工作方法是错误的、低效的。如果大家都没有认识到这个问题，那么无论我们如何谈论改善它都是徒劳的。

这是自上而下的改进，也是解决效率低下问题最根本的方法。

例如，许多公司喜欢加班文化，认为员工工作时间越长，其价值越能体现。但我不同意这一点。相反，我认为工作的价值不应该用时间来衡量，而应该用结果来衡量。

所以我经常告诉我的团队成员，我不鼓励加班。我鼓励你早点把事情做好，然后回家享受生活。

但对于“尽早完成事情”还有很多话要说。

首先是“把事情做好”。 “做得好”是什么意思？

如果你要写一个计划，你写了20页交给我，这不叫“做好”，这叫“完成”。因为后面要检查修改，可能需要你删掉一些废话，添加更重要的信息；也有可能你在20页里还没有写到这一点。我宁愿你写5 页的内容，而且都是切题的。

“做好”是指当我把这个方案交给客户的时候，客户就会买单，而不是因为你辛苦了几个晚上。抱歉，这还不够。

第二个是“早”，就是说你缩短了把事情做好的时间。

当你需要一天才能做好工作时，下次尝试半天，然后下次尝试3小时。但请记住，虽然时间可以缩短，但工作质量不能受到影响。

效率意味着重复地做正确的事情并快速地做重复的事情。

想通了这个问题后，我回头查看加班，就发现了问题所在。加班不是目的，而是方法。如果这种方法能够提高工作产出的质量，那么适当加班也没有什么问题。否则，就应该放弃。

专业技术好的人，早做早下班当然是可以的。对于做事不熟练的人来说，加班学习、巩固工作技能也很合适。

作为管理者，需要从一开始就建立共识、制定标准，让每个人都明白什么样的工作产出是有价值的。围绕这个核心目的，进而改进工作方法和流程，才是正确的做法。

如果加班拖累了效率，那么就关注正常的工作时间，思考为什么工作不能按时完成。

我见过很多加班的人。他们晚上10点下班，第二天中午12点来上班。这样，他们的工作时间就和正常工作的人一样了。那么为什么他们要把工作留到精神状态不好的时候呢？如果晚上做呢？

与其这样做，不如建立一种围绕“效率”的文化。比如，取消臃肿的报告结构、摒弃形式主义的官僚主义、注重价值产出等。同时，让高效、有能力的人担当重大责任。这样的人多了，团队的效率自然就会提高。

这是最难的，但也是最有效的。

史蒂夫乔布斯曾经说过：

雇用聪明人然后告诉他们该做什么是没有意义的。我们雇佣聪明的人，这样他们就能告诉我们该做什么。

翻译过来就是：任人唯贤，用人不疑。

今天就这样。最后总结一下，提高工作效率的方法有以下三种：

1.寻找低效率问题的共性；

2、善于模仿并超越模仿；

3、建立价值认知，自上而下提升；

希望今天的内容对大家有所启发。

感谢您的宝贵时间=）